Política de privacidad de la integración de EduRolia con ChatGPT

Majotek Global Solutions S.L. presta la integración de EduRolia con ChatGPT y actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos técnicos, de autenticación, seguridad y funcionamiento necesarios para ofrecer esta conexión.

Los centros educativos que utilizan EduRolia determinan qué datos incorporan al CRM, quién puede acceder a ellos y con qué base jurídica se tratan dentro de su propio proceso de admisiones.

La integración puede tratar datos de autenticación y contexto de acceso, como el identificador de usuario verificado, el rol asignado, los permisos o scopes concedidos y los centros autorizados.

También puede tratar datos del CRM de admisiones necesarios para las funcionalidades disponibles: métricas agregadas del pipeline, identificadores de admisión cuando sean necesarios para continuar una operación, nombre visible de familia, etapa del pipeline, estado, curso académico, próxima fecha de seguimiento, tipo de seguimiento y centro asociado.

En la búsqueda de admisiones, alumnos, familias y contactos, la integración puede consultar datos almacenados en EduRolia para localizar el registro adecuado. Las respuestas aplican minimización de datos y evitan exponer información que no sea necesaria para la consulta o acción solicitada.

Cuando la información afecte a alumnos menores protegidos, la integración debe aplicar un criterio restrictivo y no devolver a ChatGPT datos identificativos del alumno si no resulta imprescindible y autorizado.

Cuando la persona usuaria solicita una acción de escritura, la integración recibe únicamente los datos necesarios para ejecutarla: datos de contacto de la familia (nombre, relación, correo electrónico y teléfono), nombre y curso del alumno, curso académico, canal de origen, fechas, estados y resultados de respuesta o visita, el texto breve de una nota interna o el asunto y el cuerpo de un correo que la persona usuaria pide enviar. El correo se envía siempre al contacto principal ya almacenado en la admisión; no se puede indicar otro destinatario.

La integración no solicita ni accede al historial de la conversación de ChatGPT, ni a transcripciones, ni a datos de ubicación, ni a campos de contexto genéricos. Solo recibe los parametros de la herramienta invocada.

Además, se tratan los términos de búsqueda introducidos por la persona usuaria y metadatos técnicos mínimos de la solicitud para fines de seguridad, trazabilidad, auditoría y correcto funcionamiento.

La integración no está diseñada para tratar y no solicita datos de salud o discapacidad, datos biométricos, números de identificación oficial (DNI, NIE, pasaporte, número de la seguridad social), datos de tarjetas de pago o de cuentas bancarias, ni contraseñas, claves de API, códigos de verificación u otros secretos de acceso.

Las herramientas de escritura rechazan los textos libres (notas, asuntos y cuerpos de correo) que parezcan contener este tipo de información. Se pide a las personas usuarias que no la introduzcan en ChatGPT ni en el CRM a través de esta integración.

Las búsquedas devuelven el correo electrónico y el teléfono enmascarados, y las respuestas no incluyen identificadores técnicos, de sesión o de traza.

La finalidad de esta integración es permitir que personas usuarias autorizadas consulten información de admisiones gestionada en EduRolia y, cuando exista una herramienta habilitada para ello, ejecuten determinadas acciones permitidas desde una interfaz compatible de ChatGPT.

Herramientas de consulta: resumen del pipeline, seguimientos pendientes y búsqueda de admisiones, familias, alumnos y contactos.

Herramientas de acción, limitadas a operaciones concretas del CRM que se validan antes de ejecutarse: crear un contacto de admisiones, actualizar sus datos de contacto, registrar una respuesta a la familia, registrar o actualizar una visita, añadir una nota interna, programar un seguimiento y enviar un correo a la familia.

El tratamiento realizado por Majotek Global Solutions S.L. para prestar esta integración se basa en la ejecución de la relación contractual y en el interés legitimo de garantizar la seguridad, trazabilidad y funcionamiento del servicio.

Respecto de los datos del CRM incorporados por cada centro educativo, corresponde al propio centro determinar la base jurídica aplicable y cumplir sus deberes de información frente a familias, alumnos y demás personas interesadas.

La conexión requiere autenticación y autorización previa. El acceso se concede únicamente a personas usuarias con cuenta activa en EduRolia, permisos suficientes y acceso a uno o varios centros autorizados.

Una vez autorizada la conexión, ChatGPT puede solicitar al servidor de EduRolia consultas o acciones dentro del alcance de las herramientas disponibles. Cada solicitud se valida con la identidad autenticada y no con identificadores introducidos manualmente por el modelo.

Si una herramienta realiza una acción de escritura, el cambio se aplica sobre el registro original de EduRolia y queda sujeto a las políticas de gestión, conservación y auditoría propias del CRM.

Cuando la persona usuaria realiza una consulta, EduRolia devuelve a ChatGPT únicamente la información necesaria para responder dentro del alcance de la herramienta invocada.

En el resumen del pipeline, la respuesta contiene datos agregados por fase, estado y, en su caso, por centro autorizado. En los seguimientos pendientes y búsquedas puede incluir centro, curso, estado, fase, próxima actuación y otros campos de contexto estrictamente vinculados a la consulta.

Cuando una herramienta de acción se completa, la respuesta debe ser mínima y orientada a confirmar el resultado, sin devolver de nuevo el registro completo salvo que sea estrictamente necesario para el flujo solicitado.

La integración no debe devolver tokens OAuth, secrets, cookies, JWT completos, claves internas ni credenciales.

La integración puede combinar herramientas de consulta y herramientas capaces de modificar información dentro de EduRolia. Estas acciones están limitadas por las herramientas habilitadas, los permisos del usuario autenticado y las restricciones del centro educativo.

Determinadas operaciones pueden requerir confirmación en ChatGPT antes de completarse. ChatGPT no puede superar los permisos del usuario, acceder a otros centros, ejecutar acciones inexistentes ni obtener información arbitraria de la base de datos.

Las respuestas generadas por ChatGPT no sustituyen la revisión en EduRolia cuando una decisión sea relevante para el proceso de admisiones.

Para prestar esta integración intervienen proveedores tecnologicos necesarios para la autenticación, la infraestructura y la experiencia de uso. En la arquitectura verificada de esta funcionalidad se han identificado servicios de autenticación, infraestructura y la propia interfaz de ChatGPT para el acceso autorizado.

Majotek Global Solutions S.L. no actúa como representante de OpenAI y el uso de ChatGPT también está sujeto a las condiciones y políticas aplicables de OpenAI.

No se realizarán cesiones a terceros para finalidades propias distintas de las aquí descritas, salvo obligación legal o cuando resulten necesarias para la prestación técnica del servicio.

Los datos del CRM permanecen sujetos a las políticas de conservación definidas por cada centro educativo dentro de EduRolia.

EduRolia no almacena el contenido de las conversaciones de ChatGPT. Los datos que se crean o modifican mediante acciones de la integración se guardan en el CRM y se conservan según los criterios del centro educativo.

Los registros técnicos de la integración (identificadores de correlación, herramienta invocada, fase y código de error) no contienen el contenido de las consultas ni datos de familias y se conservan únicamente el tiempo necesario para seguridad, auditoría y diagnóstico.

EduRolia aplica controles razonables para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información tratada por la integración.

La integración se basa en verificación de tokens, validación de permisos, restricción por roles autorizados, segregación por centros accesibles y minimización de datos en las respuestas.

Las personas interesadas pueden ejercer los derechos que les reconozca la normativa aplicable, incluyendo acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad cuando proceda.

Si los datos han sido incorporados al CRM por un centro educativo, la solicitud deberá dirigirse preferentemente a ese centro como responsable del tratamiento de su proceso de admisiones.

Esta integración depende de servicios de terceros para autenticación, infraestructura y consumo desde ChatGPT. Cuando el uso de la integración implique tratamiento por parte de OpenAI u otros proveedores, resultarán aplicables sus propias condiciones y políticas.

Cuando los proveedores implicados traten datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se realizará con las garantías previstas en el Reglamento (UE) 2016/679, como decisiones de adecuación o cláusulas contractuales tipo. Puedes solicitar más información escribiendo a la dirección de contacto indicada al final de esta política.

La persona usuaria o el centro puede revocar la autorización otorgada a ChatGPT desde los flujos de conexión o revocación disponibles en EduRolia.

Tras la revocación, ChatGPT dejará de poder consultar información nueva o ejecutar nuevas acciones a través de esta integración hasta que se conceda una nueva autorización válida. La revocación no revierte automáticamente cambios que ya se hubieran aplicado correctamente en EduRolia.

Majotek Global Solutions S.L. podrá actualizar esta política para adaptarla a cambios legales, técnicos o funcionales. La versión vigente será la publicada en esta misma URL junto con su fecha de entrada en vigor.

Para consultas relacionadas con esta integración y privacidad puedes escribir a support@majotek.com.